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政府采购信息网:广东工程职业技术学院自主开展内控体系建设采购业务全流程信息化

编辑:张习涛 发布日期:2020-12-09 浏览次数:

强化采购人主体责任,应以健全内控建设作保障。《政府采购息》报社记者日前获悉,广东工程职业技术学院高度重视内部控制体系建设工作,尤其是采购业务内控建设工作。在没有聘请第三方管理咨询公司的情况下,广东工程职业技术学院生产实训中心通过前期调研、专项研讨等多种形式,独立自主推进和完善采购业务内控体系建设工作,通过各部门的通力配合及部门工作人员的积极参与,完善了规章制度、优化了业务流程、调整了岗位设置、明确了岗位职责、统一了审核标准、实现了信息化落地等工作成效。

据了解,广东工程职业技术学院是广东省教育厅直属的一所以工科专业为主,文、经、管、艺术专业协调发展的高职院校。生产实训中心主要负责承担该校货物、工程、服务类项目的采购管理服务工作,负责学校采购业务内控建设工作。其工作内容主要包括建立健全学校采购和招投标各项规章制度、建立健全学校采购和招投标内部控制制度、组织和指导各二级部门编制采购计划、负责组织实施学校采购工作、审定项目的采购方式、负责学校招标采购网站建设、协调处理采购质疑及投诉等。

不断优化流程着力提升服务效率

据广东工程职业技术学院有关负责人介绍,自2017年下半年起,广东工程职业技术学院正式启动开展内控体系建设工作。2017 年至2020 年期间,生产实训中心完善修订制度三次,配套的业务流程由V1.0 版本升级至V3.0 版本,将业务流程嵌入学校办公协同管理平台,目前所有采购业务均可通过网上办理,实现采购业务全流程信息化管理,大大提高了服务效率和教职工满意度。

尤其是今年以来,为规范采购项目需求书格式,生产实训中心发布了《关于规范采购项目需求书格式的通知》,对按照采购项目类别及采购方式所编制的货物类、服务类、工程类共六份采购项目需求书模板进行了完善和优化,并将模板嵌入到采购审批流程中,方便教职工下载使用。

同时,还结合向学校各二级部门调研后的相关意见和建议,修订采购工作管理办法,通过学校办公协同管理平台向全校征求意见与建议。2020年10月30日,《广东工程职业技术学院采购工作管理办法》(2020 年版)与配套的采购业务流程V3.0 版本同步颁布实施,在原有的制度基础上进行了优化完善。由于学校的采购运行机制日趋规范,将部门零散采购额度由原来的2万元提升至5万元,进一步调动二级部门采购工作的积极性。

全流程信息化采购广受师生好评

据介绍,该校采购业务内控建设主要有两方面亮点:一是自主开展内控体系建设。生产实训中心在没有第三方公司的帮助下,完全通过自主建设,全员投入到内控建设工作中。通过前期的采购业务内控调研,根据学校统一的模板体系,结合自身岗位职责和业务范围,制定业务流程图、流程说明及风险控制矩阵。同时将廉政风险防控嵌入风险控制矩阵,围绕岗位、业务环节等容易产生问题的薄弱环节,更全面的梳理查找风险点,尽量杜绝廉政风险的发生。在推进内控工作的过程中,全体工作人员很好地掌握了推进和完善内控的方法,逐渐形成了一支专业性强、业务精湛的内控体系建设工作团队。

二是采购业务全流程信息化。2018年7月信息化建设落地,项目采购审批及采购合同审批实现网上办理,2019年10月采购文件审批实现网上办理,真正做到采购业务流程网上办理全覆盖,大大提高办事效率,获得全校教职工的一致好评。运行期间,生产实训中心根据日常采购业务实施过程中发现的问题对流程进行不断地完善和优化,使程序设计更合理,包括在流程中增加中标结果上传及采购合同上传的功能、流程中所需上传附件在相应栏目中加以提示、实现采购管理业务模块信息导出功能、在流程中嵌入不同类别采购项目所对应的需求书模板等。

据悉,近两年来,来自全国近十个省份、自治区的十余所本专科学校先后来到该校交流内控体系建设工作。该校通过内控体系建设,促进了各部门工作效率提高和办事流程优化,信息化建设更加健全,为教职工提供了更为便捷高效的服务,教职工满意度显着提升;流程追溯有源,提高了廉政风险防控意识,风险矩阵建设更加健全,提高了学校综合治理水平。

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